Det næstbedste svar er et autosvar
Forårets mange helligdage er lige om hjørnet, og det er tid til at polere dit autosvar.
De fleste håber selvfølgelig at træffe dig, når de sender dig en email, men ind imellem er du væk fra kontoret på grund af ferie, kursus eller sygdom. Kommunikationsafdelingen på Health har her samlet nogle enkle råd om, hvordan du kan imødekomme henvendelser, når du holder fri.
Hvornår er du tilbage igen?
Den, der henvender sig til dig, har brug for at vide, hvornår du igen træffes på kontoret. Derfor bør du skrive de præcise datoer for dit fravær ind i dit autosvar. Men det er ikke nok at få at vide, hvornår du er væk.
Hvor kan man få hjælp, mens du holder fri?
Den, der henvender sig til dig, har måske brug for hjælp her og nu. Det kan være, at en af dine kolleger kan klare opgaven, mens du er væk. Det kan også være, at din afdeling har en funktionsmail, som en af dine kolleger besvarer. Måske kan du henvise til ham eller hende i dit autosvar?
Det kan være en god idé, at I aftaler internt i afdelingen, hvordan I bedst hjælper dem, der henvender sig under dit fravær, hurtigt videre. En ekstra bonus er, at der så gerne skulle være færre opgaver, der venter i din indbakke, når du er tilbage.
Skal autosvaret også være på engelsk?
Der er ansat mange udenlandske forskere på Aarhus Universitet, så selvom dit arbejdssprog primært er dansk, er det en fin service at lave et autosvar i både dansk og engelsk version.
Eksempel på dansk autosvar til inspiration:
Tak for din henvendelse. Jeg holder ferie i perioden [indsæt dato, fx 17. - 20. maj 2012] og træffes igen [indsæt dato, fx mandag den 21. maj 2012].
Du kan evt. kontakte [indsæt navn(e) og kontaktoplysninger på kollega(er) eller nærmeste leder, som du har lavet en aftale med], mens jeg er væk.
Med venlig hilsen
[indsæt din emailsignatur]
Eksempel på engelsk autosvar til inspiration:
Thank you for your message. I am out of office on [indsæt dato, fx 17 – 20 May 2012] and will return on [indsæt dato, fx Monday 21 May 2012].
Urgent matters during my absence should be addressed to [indsæt navn(e) og kontaktoplysninger på kollega(er) eller nærmeste leder, som du har lavet en aftale med].
Best regards,
[indsæt din emailsignatur]
Du kan læse mere om, hvordan du laver en emailsignatur i ”Opdatér din emailsignatur”.
Du kan læse mere om, hvordan du sætter et autosvar op i Outlook på Microsofts hjemmeside.