Workzone på Retsmedicin

Som universitet har vi journaliseringspligt, og vi skal derfor gemme udvalgte dokumenter og korrespondancer for at sikre, at:

• universitetet lever op til de lovkrav, der står i Offentlighedslovens § 15
• forretningskritisk dokumentation bliver bevaret og kan findes frem, når der er behov
• vi hurtigt og effektivt kan imødekomme aktindsigter
• vi understøtter effektive og sammenhængende administrative processer

Dokumenter og korrespondancer skal gemmes i et såkaldt ESDH-system, der er designet til at kunne gemme og sikre dokumentationen forsvarligt.

Universitetsledelsen har besluttet, at vi bruger Workzone til de sager, hvor der er journaliseringspligt.

Vi skal på Institut for Retsmedicin journalisere materiale i Workzone, som ikke journaliseres andetsteds:

Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form.

Det handler altså om dokumenter, men der stilles ingen formkrav og kan være office-dokumenter, mails, telefonnotater, sms. Det kan også være både eksterne og interne dokumenter.

Afgrænsningen ligger i kravet om ‘betydning’. Tommelfingerreglen er: Vær opmærksom, hvis der er ‘noget på spil, for nogen’. Det være sig økonomisk, imagemæssigt, etisk, ansættelsesmæssigt osv.

Kommunikation med eksterne er særlig væsentlig, sager der strækker sig over lang tid er også særligt vigtige, fordi vi er sårbare ift videnstab. Tænk også på behovet for at Institut for Retsmedicin har en historik ift væsentlige emner (fagligt, økonomisk, juridisk)

Eksempler:

• korrespondance som indeholder aftaler, både i relation til instituttets drift og udvikling og ift den enkeltes forskere forskningssamarbejder (f.eks. aftaler om fordeling af projektmidler o.lign. som ikke nødvendigvis fremgår af ansøgning mv.)
• forudgående forhandlinger, således som de er dokumenteret i korrespondance
• ansøgninger (hvis de ikke journaliseres i ReApp)
• korrespondance ang. faglige spørgsmål (f.eks. statsobducenterne imellem ang. udstrygninger, eller de retskemiske afdelinger imellem ang. grænseværdier)
• spørgsmål og svar fra rekvirenter, herunder udsendte vejledninger (høstning af hampplanter f.eks.) (ikke vedrørende enkeltsager, hvor journalisering sker i sagssystem)

Da meget af instituttets journalisering foregår i andre systemer, er der besluttet, at det på Institut for Retsmedicin som udgangspunkt kun er institutledelsen og medarbejdere med AU-administrative opgaver, som skal være oprettet som brugere i workzone. Øvrige medarbejdere med et lille journaliseringsbehov kan selv vælge, hvorvidt de selv vil være brugere eller få journaliseret af medarbejdere med AU-administrative opgaver.

Alle medarbejdere har ansvar for at journaliseringspligtigt materiale, som de afsender eller modtager, bliver journaliseret.

For at fasholde den aftalte journalplan (struktur) i Workzone for det journaliseringspligtigte materiale er det instituttets superbruger og sekretariatsleder som opretter alle emnesager i Workzone. Disse vedligeholder også de såkaldte Indblik – derved forstås nogle foruddefinerede adgangsgrupper, som kan tilføjes sager, således at adgangen til de enkelte emnesager afgrænses.

Øvrige brugere kan anmode om at få oprettet emnesager. Der oplyses følgende til instituttets superbruger eller sekretariatsleder: Navn til sagen, som er dækkende, sagsparter, evt. ønsket adgangsbegrænsning.

De øvrige brugere kan herefter fremsende dokumenter til sagen til instituttets superbruger eller sekretariatsleder, eller – hvis de selv er brugere - tilføje dokumenter til sagen løbende.