Workzone på Klinisk Medicin
Kom godt i gang med Workzone
På Aarhus Universitet bruger vi journaliseringssystemet Workzone til de sager, der skal journaliseres. Her finder du hjælp og vejledning til at komme i gang med Workzone – og til at komme videre.
Har du ikke allerede adgang til Workzone, skal du først oprettes som bruger. Det gør du ved at kontakte Pernille Brink Csösz, som giver dig adgang til systemet.
Journaliseringspraksis: sådan gør vi
- Ønsker du at blive oprettet som bruger i Workzone, så kontakt vores superbruger Pernille Brink Csösz.
- Det er vores superbruger, der opretter og navngiver sager i Workzone. Kontakt Pernille Brink Csösz, hvis du har sager, der med fordel kan journaliseres i Workzone.
- Mange af fakultetets administrative enheder journaliserer i forvejen sager, som vi bidrager til; Økonomi, HR, Ph.d.-skolen og TTO. Undersøg, om det er tilfældet, inden du selv begynder journaliseringen.
Du kan finde endnu mere information på Aarhus Universitets centrale side om Workzone
Kontakt din superbruger
Har du spørgsmål eller brug for support, så kan instituttets superbruger hjælpe.
Journaliseringens ABC
Hvorfor
Som universitet har vi journaliseringspligt, og vi skal derfor gemme udvalgte dokumenter og korrespondancer for at sikre, at:
- universitet lever op til de lovkrav, der står i Offentlighedslovens § 15.
- forretningskritisk dokumentation bliver bevaret og kan findes frem, når der er behov.
- vi hurtigt og effektivt kan imødekomme aktindsigter.
- vi understøtter effektive og sammenhængende administrative processer.
Dokumenter og korrespondancer skal gemmes i et såkaldt ESDH-system, der er designet til at kunne gemme og sikre dokumentationen forsvarligt.
Universitetsledelsen har besluttet, at vi bruger Workzone til de sager, hvor der er journaliseringspligt.
Hvad
- De administrative enheder på fakultetet journaliserer allerede mange af de sager, vi arbejder med eller bidrager til. Det gælder fx:
- HR: Information vedr. ansættelser og personalesager.
- TTO: samarbejdsaftaler og kontrakter – de journaliseres i Inteum.
- Ph.d.-skolen: alt vedr. indskrevne ph.d.-studerende – også ansættelsesoplysninger for de ansatte ph.d.er.
- Økonomi: oplysninger vedr. eksterne bevillinger: ansøgning, oprettelse af projekt, budgetter, statusrapporter mm.
- Kontakt din projektøkonom, hvis du har noget korrespondance, der skal arkiveres på sagen vedr. din bevilling.
- Samtykkeerklæringer i forbindelse med indsamling af data fra patienter eller forsøgspersoner skal fortsat journaliseres i RedCap.
- Er du i tvivl, så kontakt vores superbruger Pernille Brink Csösz.
Hvem
Det er kun superbrugeren Pernille Brink Csösz, som opretter sager i Workzone. Kontakt Pernille Brink Csösz, hvis du har sager, der med fordel kan journaliseres i Workzone.
Hvordan
Her finder du vejledninger til nogle af de mest efterspurgte funktioner i Workzone:
- Opret en sag
- Importer et dokument
- Journaliser en e-mail
- Journaliser en vedhæftning
- Journaliser på en Mac
Du kan finde endnu mere information på Aarhus Universitets centrale side om Workzone
Vejledninger
Her finder du vejledninger til nogle af de mest efterspurgte funktioner i Workzone: