Workzone på Administrationscenteret

Som universitet har vi journaliseringspligt, og vi skal derfor gemme udvalgte dokumenter og korrespondancer for at sikre, at:

• universitet lever op til de lovkrav, der står i Offentlighedslovens § 15.
• forretningskritisk dokumentation bliver bevaret og kan findes frem, når der er behov.
• vi hurtigt og effektivt kan imødekomme aktindsigter.
• vi understøtter effektive og sammenhængende administrative processer.

Dokumenter og korrespondancer skal gemmes i et såkaldt ESDH-system, der er designet til at kunne gemme og sikre dokumentationen forsvarligt.

Universitetsledelsen har besluttet, at vi bruger Workzone til de sager, hvor der er journaliseringspligt.

Som udgangspunkt skal alle ’sager’ med eksterne parter – det vil sige parter uden for Aarhus Universitet – journaliseres. Det kan fx være samarbejde med myndigheder, fonde, virksomheder, hospitaler, medier eller andre universiteter.

Når man journaliserer ’en sag’, er det både selve kernen i samarbejdet fx aftaledokumenter, ansøgninger og kontrakter, der skal gemmes, og det er alle forhold og korrespondancer omkring sagen uanset format, der skal journaliseres. Det kan fx være e-mails, office-filer, sms-beskeder, telefonnotater og mødereferater.

Det er hver enkelt medarbejders ansvar at sørge for, at de relevante dokumenter og korrespondancer bliver journaliseret i Workzone.

I hovedtræk kan man sige, at lederne det overordnede journaliseringsansvar, mens medarbejderne har det daglige ansvar.

Medarbejdere

Alle medarbejdere, der arbejder med journaliseringspligtige sager, har ansvar for at:

• alt sagsrelevant materiale, der modtages, sendes eller oprettes bliver sagsbehandlet og journaliseret i Workzone i overensstemmelse med den gældende journaliseringspraksis.
• aftale hvem der journaliserer, hvis flere medarbejdere arbejder sammen om en opgave. Det gælder også, hvis opgaven består af flere delopgaver, der fordelt på forskellige niveauer i organisationen.

Ledere

Lederne på hvert institut, sektion, afdeling eller enhed har ansvar for at:

• der bliver udarbejdet en journaliseringspraksis for enheden med udgangspunkt i de overordnede rammer og retningslinjer, og at det sker i overensstemmelse med lovkravene.
• medarbejderne bliver instrueret i journaliseringspraksissen, og at de relevante dokumenter bliver journaliseret.
• sikre kvalitet, integritet og fortrolighed af de data, der bliver gemt i Workzone i deres område.

Den konkrete journaliseringspraksis kan variere fra enhed til enhed, så tjek din lokale medarbejderportal.

Har du ikke allerede adgang til Workzone, skal du først oprettes som bruger. Det gør du ved at kontakte xx, som giver dig adgang til systemet.

Har du Workzone-knappen i Outlook, som gør det nemt at journalisere indgående og udgående mails? Hvis ikke, skal du installere et plugin. Se her, hvordan du gør.

Her finder du vejledninger til nogle af de mest efterspurgte funktioner i Workzone:

• Opret en sag
• Importer et dokument
• Journaliser en e-mail
• Journaliser en vedhæftning
• Journaliser på en Mac

Se alle vejledninger