Opstart af et projekt
Når du modtager et bevillingsbrev
På AU opretter vi et projekt til at håndtere din bevilling. Projektet skal oprettes i AU’s økonomisystem, før du kan bruge midlerne.
Hvem opretter projektet?
-
EU-projekter og projekter håndteret af Forskningsstøtteenheden (FSE):
Din projektcontroller opretter projektet for dig og kontakter dig direkte. -
Alle andre projekter:
Du skal selv sende dokumentation til din projektcontroller for at få projektet oprettet.
Hvordan bliver projektet oprettet?
Din projektcontroller sørger for at oprette projektet.
Men du skal sende følgende til projektcontrolleren:
- Projektoprettelsesskema (Excel)
- Bevillingsbrev (email, brev eller screenshot fra bevillingsgiverens platform)
- Budget
- Ansøgning
- Din skriftlige godkendelse til at oprette projektet på AU (det er nok, at du selv skriver til os og beder om det)
Undtagelse: Søger du EU-midler behøver du ikke sende noget.
⚠️ Hvis en anden skal være bevillingshaver, skal den person selv sende en godkendelse.
Vigtige krav:
- Du skal bruge din AU-mail ved al korrespondance – især ved godkendelser.
- Start- og slutdato i projektoprettelsesskemaet skal matche datoerne i bevillingen, ansøgningen eller budgettet.
⚠️ Hvis datoerne afviger, skal du medsende en skriftlig godkendelse fra bevillingsgiveren.
Når projektet er oprettet
Du får en e-mail fra os med projektnummer og projektnavn, når det er klar.
Sådan kommunikerer du med din bevillingsgiver
Det er vigtigt, at både du og din projektcontroller ved, hvordan kommunikationen med bevillingsgiver skal foregå.
Kommunikationen kan fx foregå via en:
- generel e-mailadresse hos bevillingsgiver
- specifik kontaktperson (telefon og e-mail)
- digital platform som E-grant, Norma, LANAS eller lignende
Husk:
- Hvis oplysninger om kommunikation ikke fremgår af den dokumentation, du allerede har sendt til din projektcontroller, så informer vedkommende hurtigst muligt.
- Har du adgang til en platform, hvor du kan tildele din projektcontroller adgang – så gør det.
- Har du aftalt ændringer direkte med bevillingsgiver (fx rebudgettering eller forlængelse), skal du altid informere din projektcontroller og videresende den skriftlige godkendelse.
⚠️ Brug altid din AU-mail i kommunikationen og ved fremsendelse af godkendelser.
Udbetaling af midler
Hvordan midler overføres til AU afhænger af bevillingsgiveren.
Der er typisk 2 scenarier:
1. Bankoverførsel fra bevillingsgiver
Nogle bevillingsgivere overfører direkte til AU’s bankkonto.
- Husk at oplyse AU’s bankoplysninger
- Brug projektnummer (hvis du har det) eller bevillingshavers navn som reference.
2. Udbetaling via faktura
Andre bevillingsgivere kræver, at AU sender en faktura ved hver udbetaling.
Her skal din projektcontroller bruge:
- Bevillingsgivers faktureringsoplysnin
ger (EAN-nummer, adresse) - Eventuel fakturatekst eller reference.
⚠️ Undgå privat udbetaling via NemKonto.
Nogle bevillinger bliver automatisk udbetalt til din private NemKonto via CPR-nummer.
Hvis AU skal administrere bevillingen, må midlerne ikke gå til dig privat. Sørg derfor for, at AU’s CVR-nummer og bankoplysninger gives til bevillingsgiveren – ikke dit CPR-nummer.
