Opstart af et projekt

På AU opretter vi et projekt til at håndtere din bevilling. Projektet skal oprettes i AU’s økonomisystem, før du kan bruge midlerne.

• EU-projekter og projekter håndteret af Forskningsstøtteenheden (FSE):
  FSE videresender al nødvendig dokumentationen til din projektcontroller, som sørger for at projektet bliver oprettet. Projektcontrolleren kontakter dig herefter direkte.

• Alle andre projekter:
  Du skal selv sende dokumentation til din projektcontroller for at få projektet oprettet.

• Du skal bruge din AU-mail ved al korrespondance - især ved godkendelser.
• Hvis en anden skal være bevillingshaver, skal den person selv sende en godkendelse.
• Start- og slutdato i projektoprettelsesskemaet skal matche datoerne i bevillingen, ansøgningen eller budgettet. Hvis datoerne afviger, skal du medsende en skriftlig godkendelse fra bevillingsgiveren.

Du får en e-mail fra os med projektnummer og projektnavn, når det er klar.

Det er vigtigt, at både du og din projektcontroller ved, hvordan kommunikationen med bevillingsgiver skal foregå.

• generel e-mailadresse hos bevillingsgiver
• specifik kontaktperson (telefon og e-mail)
• digital platform som E-grant, Norma, LANAS eller lignende

Husk:

• Hvis oplysninger om kommunikation ikke fremgår af den dokumentation, du allerede har sendt til din projektcontroller, så informer vedkommende hurtigst muligt.
• Har du adgang til en platform, hvor du kan tildele din projektcontroller adgang – så gør det.
• Har du aftalt ændringer direkte med bevillingsgiver (fx rebudgettering eller forlængelse), skal du altid informere din projektcontroller og videresende den skriftlige godkendelse.

Hvordan midler overføres til AU afhænger af bevillingsgiveren.

Der er typisk 2 scenarier:

1. Bankoverførsel fra bevillingsgiver

Nogle bevillingsgivere overfører direkte til AU’s bankkonto.

• Husk at oplyse AU’s bankoplysninger
• Brug projektnummer (hvis du har det) eller bevillingshavers navn som reference.

2. Udbetaling via faktura

Andre bevillingsgivere kræver, at AU sender en faktura ved hver udbetaling.

Her skal din projektcontroller bruge:

• Bevillingsgivers faktureringsoplysninger (EAN-nummer, adresse)
• Eventuel fakturatekst eller reference.

⚠️ Undgå privat udbetaling via NemKonto.

Nogle bevillinger bliver automatisk udbetalt til din private NemKonto via CPR-nummer.

Hvis AU skal administrere bevillingen, må midlerne ikke gå til dig privat. Sørg derfor for, at AU’s CVR-nummer og bankoplysninger gives til bevillingsgiveren – ikke dit CPR-nummer.