Har du udgifter der skal betales?

Du må først bruge pengene, når dit projekt er oprettet i AUs økonomisystem.

Ved alle køb skal du oplyse:

• Projektnummer (også kaldet sagsnummer)

• Aktivitetsnummer (også kaldet sagsopgavenummer)

Hvis du skal købe via Indfak, skal du også være oprettet som rekvirent.

Når du køber ind på vegne af Aarhus Universitet, skal du altid følge AUs indkøbsaftaler.

Det gælder både:

• når AU bliver faktureret direkte

• og når du selv lægger ud og efterfølgende får refunderet beløbet

Herudover har AU en række politikker for bestilling og afregning af rejser, bl.a. vedr. forplejning, hotelophold mv.

Du skal desuden være opmærksom på, at bevillingsgiver kan have opstillet krav til, hvad du må bruge din bevilling til.                                                                                              

Disse krav vil fremgå af bevillingskrivelsen, eller bevillingsgivers retningslinjer/standardvilkår. Du kan kontakte din projektcontroller, hvis du er i tvivl om bevillingens vilkår.

Udgifter bliver typisk håndteret på én af disse 3 måder:

1. Bestilling hos leverandør
   Når du bestiller en vare eller ydelse hos en leverandør, vil afregningsforløbet foregå i systemet IndFak (se næmere nedenfor).

2. Rejseudgifter og udlæg
   Du kan have rejseudgifter eller udlæg, som du selv har betalt (med AU kreditkort eller privat) - her vil afregning og evt. tilbagebetaling foregå i systemet RejsUd (se næmere nedenfor).

3. Udbetaling til personer uden dansk skattepligt
   For personer som ikke er skattepligtig i Danmark, foregår afregninger via en elektronisk blanket i systemet REEX

Vejledning til IndFak, RejsUd og REEX

IndFak er Aarhus Universitets system til håndtering af elektroniske fakturaer.

Generel information om fakturaer og udbetalinger

Ved bestilling hos leverandører - husk de 5 vigtige informationer

Udenlandske fakturaer (modtaget pr. mail eller post) skal sendes til: kreditorhotline@au.dk. Her bliver de manuelt lagt i IndFak til videre behandling.

RejsUd er AU's system til håndtering af rejser og udlæg.

Generel information om RejsUd 

Ved afregning, er det vigtigt at opfylde disse 4 krav

I PowerBI-rapporten kan du følge dit projekt helt ned på faktura- og udgiftsniveau - ud over de overordnede nøgletal.

Vi anbefaler, at du løbende tjekker konterede udgifter for at sikre korrekt projektøkonomi.

Er du i tvivl om noget? Kontakt din projektcontroller for hjælp.