Du må først bruge pengene, når dit projekt er oprettet i AUs økonomisystem.
Ved alle køb skal du oplyse:
Projektnummer (også kaldet sagsnummer)
Aktivitetsnummer (også kaldet sagsopgavenummer)
Hvis du skal købe via Indfak, skal du også være oprettet som rekvirent.
Når du køber ind på vegne af Aarhus Universitet, skal du altid følge AUs indkøbsaftaler.
Det gælder både:
når AU bliver faktureret direkte
og når du selv lægger ud og efterfølgende får refunderet beløbet
Udgifter bliver typisk håndteret på én af disse 3 måder:
Bestilling hos leverandør
Bruges, når du bestiller varer eller ydelser via Indfak2.
Rejseudgifter og udlæg
Hvis du selv har lagt ud (privat eller med AU-kreditkort), sker afregningen i RejsUd.
Udbetaling til personer uden dansk skattepligt
Håndteres via en elektronisk blanket i REEX.
IndFak er Aarhus Universitets system til håndtering af elektroniske fakturaer.
Generel information om fakturaer og udbetalinger finder du her:
AU: Købsfakturaer og udbetalinger
Ved bestilling hos leverandører skal du altid oplyse de 5 vigtige informationer:
5 Hurtige – Info til leverandører
Udenlandske fakturaer (modtaget pr. mail eller post) skal sendes til:
kreditorhotline@au.dk
Her bliver de manuelt lagt i IndFak til videre behandling.
RejsUd er AU's system til håndtering af rejser og udlæg.
I PowerBI-rapporten kan du følge dit projekt helt ned på faktura- og udgiftsniveau - ud over de overordnede nøgletal.
Vi anbefaler, at du løbende tjekker konterede udgifter for at sikre korrekt projektøkonomi.
Er du i tvivl om noget? Kontakt din projektcontroller for hjælp.