Læg et budget
Mange fonde kræver et detaljeret budget for at vurdere din ansøgning. Her kan du få hjælp til at udarbejde et retvisende budget og øge dine chancer for at din ansøgning bliver godkendt godkendt.
Skabelon til at lægge et budget
Budgetskabelonen kan hjælpe dig med at beregne de forskellige omkostninger i budgettet bl.a. kostpriser for de forskellige stillingstyper, projekttillæg, overhead mv.
Hvornår skal jeg lægge et budget?
Budgettet bør udarbejdes tidligt i ansøgningsprocessen, så det stemmer overens med projektbeskrivelsen og fondens krav.
Budgettet skal være færdigt og godkendt, før ansøgningen sendes.
Hvilke udgifter kan jeg få dækket?
✅ Ofte dækkede udgifter:
-
Løn til forskere (VIP) og teknisk personale (TAP)
-
Forskningsudstyr og materialer
-
Rejseudgifter
-
Formidling og publikation
- Overhead (hvis fonden tillader det)
❌ Ofte ikke dækkede udgifter:
-
Almindelig drift
-
Udgifter uden direkte relation til projektet
- Allerede afholdt udgifter
Lønudgifter
Hvad koster det at ansætte en TAP, PhD, Post Doc, Adjunkt mv. i de kommende år?
✔️ Tjekliste: Læg et budget
1. Forberedelse og overblik
- Gennemgå fondens retningslinjer for budgetkrav
- Identificer de samlede projektomkostninger
- Definér projektets varighed og milepæle
- Afklar eventuelle medfinansieringskrav
2. Personaleomkostninger
- Angiv løn til forskere, assistenter og teknisk personale
- Inkluder sociale omkostninger (pension, feriepenge mv.)
- Beregn eventuelle honorarer til eksterne eksperter
- Vurder behov for ph.d.-stipendier eller postdoc-lønninger
3. Udstyr og materialer
- Opstil nødvendigt laboratorie- og forskningsudstyr
- Inkluder softwarelicenser og databaser
- Estimér omkostninger til forbrugsmaterialer
4. Rejse- og konferenceomkostninger
- Planlæg deltagelse i relevante konferencer og seminarer
- Beregn udgifter til feltarbejde og forskningsrejser
- Inkluder transport, hotel og diæter efter gældende satser
5. Publikation og formidling
- Budgettér for open access-publikationer
- Beregn omkostninger til trykning og distribution
- Inkluder udgifter til formidlingsaktiviteter, f.eks. workshops eller webinarer
6. Indirekte omkostninger (overhead)
- Afklar fondens overhead-procent
7. Andre udgifter
- Vurder behov for eksterne konsulenter
- Inkluder eventuelle administrative omkostninger
8. Kvalitetssikring
- Gennemgå budgettet for fejl og udeladelser
- Sikr, at posterne stemmer overens med projektbeskrivelsen
- Indhent godkendelse fra relevante institutionelle enheder
9. Endelig gennemgang
- Sammenlign budgettet med fondsansøgningens krav
- Sikr, at alle beløb er korrekt summeret
Tips og gode råd 💡
- Start tidligt og tænk helhedsorienteret. Budgettet skal understøtte projektets indhold, tidsplan og mål
- Brug realistiske satser. Tjek lønsatser, materialepriser og rejsetakster
- Brug budgetskabelonen og takstkataloget. De kan hjælpe med korrekt beregning af fx personaleudgifter og overhead
- Tilpas budgettet til fondens krav. Brug den skabelon eller struktur, fonden efterspørger
- Indregn både direkte og indirekte udgifter. Tænk på alt fra formidling og datalagring til projektledelse og etiske godkendelser.
Evalueringstjek ✅
- Er der regnet korrekt på løn, feriepenge, pension, overhead og evt. frikøb?
- Er alle nødvendige indkøb og forbrugsmaterialer med?
- Er der afsat midler til transport, ophold og konferencedeltagelse – både nationalt og internationalt?
- Er der afsat budget til grafisk arbejde, open access-gebyrer eller rapportering?
- Er udgifter til etisk godkendelse, databeskyttelse, licenser og arkivering medregnet?