God mailkultur

Betragt emnefeltet som en overskrift, der indkapsler eller opsummerer indholdet. Emnefeltet skal være kort og sigende, så man hurtigt forstår, hvad henvendelsen handler om.

Du må gerne skrive et nyt emnefelt, hvis korrespondancen ændrer karakter og handler om noget andet, eller hvis det eksisterende emnefelt er misvisende, uklart eller intetsigende.
 

Eksempler
 

⛔ Re: Re: Re: Re: Re: Møde

🟢 Møde om årsbudget

⛔ Til studerende der har læsepladser

🟢 Læsepladser: Er du registreret korrekt?

Gør det helt klart, hvorfor du skriver, og hvad du vil have modtageren til at gøre. Hvad er opgaven, problemet eller spørgsmålet. Eller er mailen i virkeligheden kun til orientering.
 

Eksempler
 

⛔ Jeg står for at styre læsepladserne, og det bliver sådan, at vi får mindre plads, så der bliver kun ét rum med læsepladser fremadrettet. Der vil heller ikke kunne være 2 pladser til alle, som der er nu. Når jeg kigger ned i læsesalene, er der mange pladser, der ikke er navn på, men der ligger bøger, og nogle af de pladser, der burde være ledige, er der bøger ved. Jeg vedhæfter en liste, så I kan se, hvem der er tildelt hvilke læsepladser. Hvis I ved, I kan nøjes med den ene plads, I har fået, så meddel det lige til mig og hvilken en, I beholder.

Fremadrettet bliver læsepladser ryddet, der ikke står registreret med navn på, da jeg ikke kan styre det, hvis I bare tager tilfældige pladser.

🟢 Vi får færre læsepladser til rådighed, og der er rod i registreringen af læsepladser og studerende. Vil I tjekke listen herunder og melde direkte tilbage til mig, om jeres navn passer med læsepladsen senest d. dato.

⛔ Er formidlingsafsnittet i fondsansøgningen helt ved siden af?

🟢 Vil du læse formidlingsafsnittet i fondsansøgningen igennem og markere eventuelle rettelser tydeligt i teksten?

Drop den lange indledning og kom hurtigt til sagen. Skriv det vigtigste først, så er der størst chance for, at modtageren ser det.
 

Eksempler
 

⛔ Tilbage i 2017 oprettede vi et nyt akademisk organ med det formål at styrke det tværfaglige arbejde og kvalitetssikre forskning med eksterne partnere. Initiativet udsprang et strategisk indsatsområde, som siden er drøftet og evalueret. Et af kriterierne for fortsættelsen af det akademiske organ er en evaluering hvert andet år, og det er nu blevet den tid igen. Jeg vil gerne bede dig om at besvare evalueringsskemaet ved at trykke på linket her.

🟢 Det er tid til at evaluere vores akademiske organ, der sat i verden for at styrke det tværfaglige arbejde og kvalitetssikre forskning med eksterne partnere. Tryk på linket her for at besvare evalueringsskemaet

Mailsprog skal være hurtigt og nemt at afkode. Sæt derfor hellere et punktum for meget end et for lidt.

Lange sætninger kræver koncentration og er svære at læse, og du risikerer, at indholdet bliver misforstået eller slet ikke læst. Det samme gælder indskudte sætninger, som gør teksten mere kompleks.
 

Eksempler
 

⛔ Studerende, der læser på kandidatuddannelsen, skal søge om dispensation

🟢 Kandidatstuderende skal søge om dispensation

⛔ Forskere, der ikke er fastansatte på Aarhus Universitet, er også velkomne til arrangementet

🟢 Alle forskere er velkomne til arrangementet

E-mails – især de lange af slagsen – bliver oftere scannet og ikke læst. Hjælp derfor modtageren på vej ved at gøre teksten overskuelig. Brug punktopstilling i stedet for prosatekst og gør teksten mindre kompakt ved at lave afsnit, som du med fordel kan give en fremhævet overskrift.
 

Eksempler
 

⛔ I forventes at have læst bilagene inden mødet, og nogle er vigtigere end andre at være bekendte med, da de i henhold til dagsordenen har betydning for beslutningsprocessen jf. referatet af forrige møde, og hvor I forventes at bidrage.

🟢 Jeg har vedhæftet bilagene:

1. Sagsfremstillingen, der kort beskriver den sag, vi skal tage stilling til
2. Høringssvar fra interessenter og samarbejdspartnere
3.  Procesplan, der markerer de vigtigste milepæle og hvem, der er ansvarlig for aktiviteterne
4. Plantegning over bygninger og lokaler
5. Budget for projektet

Især bilag 1, 2 og 5 er vigtige at have læst inden mødet, da de har betydning for vores drøftelse og endelige beslutning.

⛔ Lungeskole for KOL-patienter

På hospitalet har vi en lungeskole. Her underviser fysio- og ergoterapeuter, ernæringsekspert, rygestoprådgiver samt ilt- og lungesygeplejerske og læge på et otte uger langt kursus. Patienten lærer om deres sygdom, medicin, hverdagen, vejrtrækningen, rygestop og hvad der er sund kost for lungesyge. For at kunne få en bedre dagligdag er det vigtigt, at KOL-patienten lærer at bruge sine kræfter på den rigtige måde. Overanstrengelse kan resultere i åndenød og åndenød i panik og kvælningsanfald, hvis man ikke kender til åndedrætsøvelser.
KOL-patienter oplever typisk, at de ikke kan komme af med luften. Så begynder de at trække vejret overfladisk og i stød i et forsøg på at komme af med luften, der hober sig op. Men det bliver bare værre, og sætter patienten sig så ned, i den tro at ro vil hjælpe, bliver det bare endnu værre. Dette kalder vi "Angståndenødscirklen".
Lungeskolen på hospitalet er for de svært lungesyge, der har under 50% af deres lungekapacitet. Patienter med 50% lungekapacitet eller derover tager primærsektoren sig af.

🟢 Lungeskole for patienter med konisk obstruktiv lungelidelse (KOL)

Patienter med KOL får en bedre hverdag, hvis de lærer at leve med deres sygdom

• Hvem kan deltage i undervisningen?
  Lungeskolen er for patienter, der har under 50 % af deres lungekapacitet tilbage
• Hvorfor er undervisningen vigtig?
  Patienter med KOL skal lære at trække vejret rigtigt. Ellers risikerer de at få åndenød og kvælningsanfald.
• Hvad lærer deltagerne?
  Deltagerne lærer om deres sygdom, medicin og vejrtrækning. De får også råd om rygestop og sund kost for lungesyge.
• Hvor lang tid varer undervisningen?
  Kurset varer 8 uger.

Det kan være nødvendigt at fremhæve dele af mailteksten, som skal have særlig opmærksomhed fx pointer, deadlines eller datoer. Gør det ved hjælp af fed eller understregning.

Brug ikke farver eller skøre skrifttyper og lad være med at skrive STORE BOGSTAVER eller udråbstegn! Det sidste svarer til at råbe og skælde ud. Det kan virke voldsomt på modtageren, og det er uhøfligt og unødvendigt.
 

Eksempler
 

⛔ Det er vigtigt, at deadline overholdes, for ansøgningsfristen er allerede d. 24. marts, og indstillinger senere end dette vurderes ikke.

🟢 Det er vigtigt, at I overholder deadline, for ansøgningsfristen er allerede d. 24. marts, og indstillinger senere end dette bliver ikke vurderet.

Vær venlig og høflig, selv om du skriver kort. Tonen skal naturligvis være præget af gensidig respekt, lige som det er god skik i talesproget.
 

Eksempler
 

⛔ STOP MED AT SKRIVE OG BESVARE ALLE-MAILS – I FORSTYRRER ALLE!!!!!!!

🟢 Det er et godt forslag. Jeg tror, mailen er henvendt til mig, så jeg svarer dig direkte.

Overvej hvor mange modtagere, der egentlig skal have e-mailen. Er den relevant for alle. Det samme gælder cc og bcc-funktionen, som tit bliver brugt for en sikkerheds skyld. Det er spild af tid og kilde til stor frustration, hvis man som læser af en e-mail ikke rigtig ved, hvorfor man er blandt modtagerne. Skriv, hvorfor nogle er cc, og hvad du forventer, cc’erne skal gøre.

Pas på du ikke agerer postkontor og ukritisk sender e-mails videre. Fortæl, hvorfor du videresender og hvilken reaktion, du forventer.

Det er en god idé at opsummere lange korrespondancer, så modtageren ikke skal scrolle meget langt ned i mail-tråden for at forstå sammenhængen.

Og husk også at tjekke for fortroligt indhold og slet de dele af korrespondancen, der er irrelevant, inden du videresender.

Undgå som oftest ’svar alle’-funktionen, med mindre svaret rent faktisk er relevant for alle. Det er det sjældent. Svar i stedet afsender direkte eller videresend dit mailsvar til de personer, der kunne have gavn af din respons.