Regnskabsregulativet der blev et tilløbsstykke

Må jeg have en ledsager med på rejser i forskningssammenhæng? Må jeg selv bruge bonuspoint, rabatter m.v. fra tjenesterejser? Hvordan køber man apparatur eller møbler i forbindelse med et forskningsprojekt? Hvad skal der ske med indkøbene, når projektet er slut? Er det nødvendigt at samle bilag, hvis jeg bruger projektets Eurocard?

Det er let at blive i tvivl om, hvordan man håndterer eksterne midler til forskning korrekt, hvis ikke økonomi er en kernekompetence. Men det er nødvendig viden, hvis man bruger af - eller er ansvarlig for pengene i et forskningsprojekt. Og mon ikke afdækningen af sagerne tidligere på året om formodet misbrug af forskningsmidler har gjort emnet særligt aktuelt og vedkommende?

I hvert fald var næsten 300 godtfolk mødte op til et to timer langt informationsmøde på Aarhus Universitetshospital (AUH) om et emne, der normalt ikke forventes at være det største trækplaster: et nyt regnskabsregulativ. De lyttende var professorer og andre forskere i alle aldre og med forskellig faglig baggrund, øvrigt forskningspersonale og også en del afdelingsledere.

Nøjsomhed

Oven i købet er indholdet i regnskabsregulativet om brug af eksterne midler ikke særligt nyt. Regionsdirektør Bo Johansen forklarede, at regulativet bygger på den retningslinje på område, som har været brugt siden der eksisterede et Århus Amt, hvor det blev indført. Men nu er retningslinjen, som Regionsrådet vedtog i august, blevet til et regulativ med enkelte ændringer og præciseringer - og ikke mindst krav om, at ansvarlige for forskningsmidler skriver under på, at de har læst og vil følge regulativet.

Regnskabsregulativet fortæller bl.a. om, hvordan man skal dokumentere korrekt, når man bruger af eksterne forskningsmidler. Desuden fortæller det om, hvordan man ansætter og lønner forskningspersonale. Og alt i alt er det de samme regler, som gælder for øvrige forhold i forretningen Region Midtjylland.

"Det gode, gammeldags udtryk ”nøjsomhed” gælder både for forskning og drift," understregede regionsdirektøren.

Forsker Pedersen

Regnskabschef Jannie Brix Jensen, Koncern Økonomi, var også ind på, at man skal tænke sig godt om, inden man bruger af de betroede midler, og altid kunne dokumentere hvorfor og til hvad.

"Omverdenen har en forventning om, at vi agerer som var det skatteborgerfinansierede udgifter, også når der er tale om penge fra private fonde, sagde hun og kom med praktiske råd om bl.a. at skrive et par ledsagende ord til en kvittering, hvor det ikke tydeligt for andre fremgår, hvad sammenhængen er med forskningsprojektet."

Blandt de andre fagudtryk fra regnskabsverdenen, som deltagerne fik forklaret og gentaget var rimelighedskontrol og anvendelseskontrol. Begge dele noget med at ansvarlige for anvisning af forskningsmidler skal tjekke om en udgift er rimelig i forhold til formålet og om et indkøb rent faktisk bliver anvendt som tænkt.

Forsker Pedersen var en central figur ved Jannie Brix Jensens oplæg sammen med personalejurist Nina Skarum. De to præsenterede sammen den fiktive forsker, der med en bevilling på 40 mio. kr. - her stor latter fra tilhørerne - til et treårigt forskningsprojekt havde en del at spørge om.

Måtte han fx invitere Forskerfætter, som han mødte på kongres i Rio, ud på middag? Og måtte han samtidig bespise forskerfætters familie ved det glade gensyn?

Ja, rent faktisk måtte han invitere fætteren på en middag, hvis der var tale om et forskningsrelateret møde. Men selvfølgelig skulle forskningsmidlerne ikke bruges på de private gæster.

Forsker Pedersen-eksemplerne tog udgangspunkt i et appendix til regulativet, som regionen har udgivet. Det lille hæfte giver svar på en række af de mest almindelige spørgsmål, specialisterne i økonomi og personalejura får.

Lokale regler på vej

Institutleder Kristjar Skajaa, Institut for Klinisk Medicin fortalte, at der stor set er samme regler for anvendelsen af forskningsmidler, der administreres af instituttet. Der er enkelte mindre forskelle, som man vil forsøge at få harmoniseret, så de ikke skaber forvirring. Det er fx 100 kr. mere at gøre godt med per person, hvis man skal invitere gæster ud på Universitetets regning i forhold til regionens loft på 700 kr. pr. gæstemund.

Økonomichef Søren Dørup, AUH, understregede bl.a. at en af de ting, der er præciseret i det nye regulativ er, at ejerskabet til forskningsmidlerne er regionens. Det betyder fx, at pengene skal blive på hospitalet, hvis en forsker rejser fra stedet. Også selv om midlerne er givet til den enkelte person.

Han fortalte også, at der er lokale regler på vej på AUH. De følger op på de regionale, men præciserer, hvordan man skal gøre på AUH i nogle givne situationer.

I øvrigt er rigsrevisionen ved at undersøge regnskabsforholdene omkring forskningsmidler på fire udvalgte afdelinger på AUH. De har i den forbindelse fået samtlige bilag for de seneste fem år. Rapporten ventes også inden for den nærmeste tid.

Læs mere

• Læs reglerne i appendix til ”Regulativ vedrørende eksternt finansierede projekter” her (pdf.)
• Du kan finde hele regulativet på regionens hjemmeside

Yderligere oplysninger

Institutleder Kristjar Skajaa
Aarhus Universitet, Institut for Klinisk Medicin
Telefon: 7845 9000
kristjar.skajaa@clin.au.dk